Veranstaltungsorganisation

Beratung und Konzeption
- Auswahl der Räumlichkeiten
- Terminplanung
- Definition der Zielgruppen
Kosten- und Finanzmanagement
- Erstellen des Kosten- und Finanzplanes
- Update des Kongressbudgets
- Eröffnung und Verwaltung eines Kongresskontos
Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
- Corporate Design, Layout
  - Grafischer Entwurf digitaler und Printmedien (Flyer, Briefpapier, Website, etc.)
- Website
  - Präsentation der Veranstaltung auf unserem Server mit eigener Domain
  - Aktualisierung der Inhalte nach Bedarf
- Mailings und Platzierung
  - Versand von Newslettern
  - Flyern und Programmen mit zielgruppenorientierter Adressselektion aus eigenen Datenbanken
  - Bewerbung auf fachverwandten Veranstaltungen
  - Veröffentlichung in relevanten Onlinekalendern und in Fachzeitschriften
- Presse
  - Einladung der Fachpresse
  - Pressekonferenzen
  - Pressemappen
Programminhalte
- Abstracthandling
  - Erfassung der Abstracts mittels Onlineformular
  - webbasiertes passwortgeschütztes Review-System
  - Kommunikation mit den Autoren
  - Erstellung des Abstract-Bandes
- ProgramCompact
  - Webbasiertes Diskussionsforum zur Inhaltsgestaltung
  - Erstellung der Programmstruktur und Zuordnung der Inhalte
Zertifizierung und Patronate
- Beantragung
- Kommunikation mit zuständigen Vergabestellen
- Erstellung aller Zertifikate
- elektronische Erfassung der Teilnehmer
Rahmenprogramm
- Planung
- Vorbereitung und Gestaltung des Rahmenprogrammes
Sponsoring
- Erarbeitung von Regularien
- Akquisition
- Korrespondenz und Rechnungslegung
- Ausstellung
  - Standplanung
  - Bereitstellung von Mobiliar und Stromanschlüssen
  - Betreuung vor Ort
- Assoziierte Symposien und Workshops
  - Kommunikation mit den Firmen und Referenten
  - Raumplanung
  - Technische Betreuung
Teilnehmermanagement
- EDV-gestützte Teilnehmerregistrierung und -bestätigung
- Kontrolle der Zahlungseingänge
- Hotelzimmervermittlung
- Erstellung aller Teilnehmerunterlagen
Referenten und VIPs
- Korrespondenz nach Vorgabe des Veranstalters
- Reiseplanung und Hotelreservierung
- Betreuung vor Ort
- Shuttle-Service
- Reisekosten- und Honorarabrechnung
Personalplanung
- Registrierung
- Medientechnik
- Shuttleservice
- Wachschutz
- WC und Garderobe
Veranstaltungstechnik
- Organisation und Betreuung von Audio- und Projektionstechnik
- Web-Terminals
- WLAN-Technik
- Abstimmungssystemen
- Rednerampeln und der Medienannahme
Gestaltung der Veranstaltung
- Vorbereitung aller Veranstaltungsbereiche
- Beschilderung und Dekoration
- Einrichtung und Betreuung des Tagungsbüros, des Registrierungs-Desks, der Medienannahme und der Ausstellung
Durchführung
- Betreuung der Veranstaltung vor Ort
- Akkreditierung der Referenten und Teilnehmer
- Kontrolle des Ablaufs
- Einweisung des Personals
- Umgang mit allen „Herausforderungen“
Nachbereitung
- Statistische Auswertung und Evaluation
- Bearbeitung der Reisekosten
- Danksagung
- Abrechnung