Veranstaltungsorganisation
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Beratung und Konzeption
- Auswahl der Räumlichkeiten
- Terminplanung
- Definition der Zielgruppen
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Kosten- und Finanzmanagement
- Erstellen des Kosten- und Finanzplanes
- Update des Kongressbudgets
- Eröffnung und Verwaltung eines Kongresskontos
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Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
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Corporate Design, Layout
- Grafischer Entwurf digitaler und Printmedien (Flyer, Briefpapier, Website, etc.)
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Website
- Präsentation der Veranstaltung auf unserem Server mit eigener Domain
- Aktualisierung der Inhalte nach Bedarf
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Mailings und Platzierung
- Versand von Newslettern
- Flyern und Programmen mit zielgruppenorientierter Adressselektion aus eigenen Datenbanken
- Bewerbung auf fachverwandten Veranstaltungen
- Veröffentlichung in relevanten Onlinekalendern und in Fachzeitschriften
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Presse
- Einladung der Fachpresse
- Pressekonferenzen
- Pressemappen
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Corporate Design, Layout
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Programminhalte
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Abstracthandling
- Erfassung der Abstracts mittels Onlineformular
- webbasiertes passwortgeschütztes Review-System
- Kommunikation mit den Autoren
- Erstellung des Abstract-Bandes
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ProgramCompact
- Webbasiertes Diskussionsforum zur Inhaltsgestaltung
- Erstellung der Programmstruktur und Zuordnung der Inhalte
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Abstracthandling
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Zertifizierung und Patronate
- Beantragung
- Kommunikation mit zuständigen Vergabestellen
- Erstellung aller Zertifikate
- elektronische Erfassung der Teilnehmer
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Rahmenprogramm
- Planung
- Vorbereitung und Gestaltung des Rahmenprogrammes
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Sponsoring
- Erarbeitung von Regularien
- Akquisition
- Korrespondenz und Rechnungslegung
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Ausstellung
- Standplanung
- Bereitstellung von Mobiliar und Stromanschlüssen
- Betreuung vor Ort
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Assoziierte Symposien und Workshops
- Kommunikation mit den Firmen und Referenten
- Raumplanung
- Technische Betreuung
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Teilnehmermanagement
- EDV-gestützte Teilnehmerregistrierung und -bestätigung
- Kontrolle der Zahlungseingänge
- Hotelzimmervermittlung
- Erstellung aller Teilnehmerunterlagen
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Referenten und VIPs
- Korrespondenz nach Vorgabe des Veranstalters
- Reiseplanung und Hotelreservierung
- Betreuung vor Ort
- Shuttle-Service
- Reisekosten- und Honorarabrechnung
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Personalplanung
- Registrierung
- Medientechnik
- Shuttleservice
- Wachschutz
- WC und Garderobe
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Veranstaltungstechnik
- Organisation und Betreuung von Audio- und Projektionstechnik
- Web-Terminals
- WLAN-Technik
- Abstimmungssystemen
- Rednerampeln und der Medienannahme
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Gestaltung der Veranstaltung
- Vorbereitung aller Veranstaltungsbereiche
- Beschilderung und Dekoration
- Einrichtung und Betreuung des Tagungsbüros, des Registrierungs-Desks, der Medienannahme und der Ausstellung
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Durchführung
- Betreuung der Veranstaltung vor Ort
- Akkreditierung der Referenten und Teilnehmer
- Kontrolle des Ablaufs
- Einweisung des Personals
- Umgang mit allen „Herausforderungen“
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Nachbereitung
- Statistische Auswertung und Evaluation
- Bearbeitung der Reisekosten
- Danksagung
- Abrechnung